Fournisseur de services complets

Gestion de projet & Finance

La conception des différents volets du projet ainsi que la planification des tâches et du calendrier sont au cœur de la réussite de la préparation d’un congrès. Grâce à une structure claire et à une planification précise, nous surveillons l’avancement du projet et nous nous assurons que les coûts et la qualité sont respectés. Un budget complet et de plus en plus précis au fur et à mesure de l’avancement du projet, combiné à une planification financière solide, est pour nous l’élément essentiel d’un congrès réussi.

Ce qui distingue notre gestion de projet & finance :

• Un interlocuteur personnel et responsable en tant que chef de projet central.
• Une gestion de projet efficace grâce à une planification des tâches et du temps basée sur une base de données.
• Suivi proactif de la réalisation des objectifs en termes de respect des délais, de qualité et de coûts.
• Planification financière et contrôle budgétaire minutieux afin de garantir une mise en œuvre rentable.

Logistique

La logistique est la clé de voûte qui assure le bon déroulement d’un congrès. De la gestion des participants à l’équipement technique, tout doit s’imbriquer parfaitement pour garantir une expérience optimale aux participants.

Notre logistique comprend

• Coordination et gestion du transport, de l’hébergement et de la restauration.
• Assurer une bonne communication et information de toutes les parties concernées.
• Planification et exécution précises de l’infrastructure technique sur site.
• Réaction flexible et rapide aux changements et défis imprévus.

Gestion des participants et des intervenants

Vous attendez des participants et des intervenants satisfaits, des solutions simples et claires, ainsi que des possibilités optimales de communiquer avec vos participants, intervenants et autres avant, pendant et après l’événement ?

Notre système de gestion des participants basé sur le web garantit à vos participants un processus d’inscription efficace, et ce n’est qu’un début : une multitude de fonctions supplémentaires, qui font de l’inscription, de la modification des réservations, de l’obtention d’informations actualisées sur l’événement ou de l’accès à l’événement sur place sans délai un jeu d’enfant pour vos participants, assurent un déroulement sans faille à toutes les étapes du projet.

Découvrez-nous en ligne ou lors de l’un de nos événements, vous serez séduit par notre solution complète et sa simplicité d’utilisation.

Chez Organizers, vous êtes au bon endroit, car nous proposons :

• Solutions d’inscription intuitives avec confirmation automatique de l’inscription
• Système intégré de paiement et de relance
• Assistance personnelle par le secrétariat administratif avant, pendant et après l’événement

Gestion des résumés

Notre système de soumission basé sur le web permet de réduire les délais et de préparer le contenu de votre conférence de manière efficace et cohérente. Il fait partie intégrante de notre système de gestion de conférences, ce qui permet de transférer les résultats de manière transparente vers d’autres modules tels que le programme de la conférence ou l’enregistrement des participants. De plus, vous disposez d’un grand nombre d’options de configuration intéressantes.

A toutes les étapes du projet, les auteurs qui soumettent et/ou présentent leurs travaux sont suivis personnellement par le secrétariat administratif.

Les avantages de notre système de gestion des résumés sont les suivants :

• Une multitude d’options de configuration attrayantes pour la saisie, l’évaluation et la publication des contributions
• Saisie en ligne simple, basée sur le profil, avec possibilité de modification jusqu’à la date limite de soumission
• Approche intégrative : les résultats de la soumission des contributions peuvent être transférés de manière transparente vers d’autres modules du système de gestion de conférences.
• Multilinguisme

Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur les différentes possibilités, vous serez ravis !

Sponsoring & gestion des expositions

L’une des principales préoccupations lors de la planification d’un événement est d’assurer son financement. Grâce à notre réseau de relations de longue date et à notre grande expérience dans le domaine du sponsoring, nous pouvons obtenir les fonds nécessaires pour votre événement.

Nos services :

• Élaboration et envoi de la documentation sur le sponsoring et les exposants
• Prospection et prise de contact / suivi par téléphone
• Administration des exposants avec confirmation et encaissement
• Planification d’exposition / construction de stand
• Contact central pour les exposants et les sponsors pendant l’événement

Communication

La communication est complexe et a lieu partout et tout le temps. Mais comment communiquer correctement et qui sont les groupes cibles ? La clarification de ces questions est le point de départ de tout événement et constitue la base d’une communication cohérente.

Atteignez votre groupe cible avec des messages clairs et des outils de communication adaptés. Une formulation claire des objectifs et des outils de communication adaptés aux groupes cibles vous aident à transmettre vos messages. Grâce à notre longue expérience, nous savons ce qui est important. Nous vous aidons à atteindre vos objectifs grâce à un concept de communication cohérent et à des mesures appropriées.