Accessibilité des congrès – Ce que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd’hui

L’accessibilité n’est pas un « accessoire », mais un élément essentiel de la planification d’un événement moderne. L’accessibilité doit être prise en compte dès le début, en particulier pour les congrès scientifiques auxquels participent des personnes ayant des capacités physiques, sensorielles ou cognitives différentes. Il ne s’agit pas seulement d’une question de législation, mais d’inclusion, de participation et de professionnalisme.

Que signifie l’accessibilité dans le contexte d’un congrès ?

L’accessibilité englobe bien plus que des rampes et des toilettes accessibles en fauteuil roulant. Elle concerne l ‘ensemble du processus de l’événement – de l’invitation à la participation sur place, en passant par l’inscription et le voyage, ainsi que le suivi. L’objectif est d’offrir à tous les participants un accès équivalent aux contenus, aux espaces et aux interactions.

Pourquoi l’accessibilité commence dès la planification

De nombreuses barrières ne sont pas dues à des conditions architecturales, mais à un manque d’information ou à une préparation insuffisante. Si l’on prend l’accessibilité au sérieux, on l’intègre dès le début dans la phase de conception. Cela commence par le choix du lieu, la structure du programme et la communication avec les intervenants et les participants. Dès l’appel d’offres ou l’appel à résumés, des indications concrètes sur l’accessibilité peuvent inspirer confiance et lever d’éventuels obstacles.

Dans la conception d’un événement, de nombreux éléments peuvent également être rendus accessibles – sans effort supplémentaire, mais avec un grand impact. Des tailles de police bien lisibles, un contraste suffisant sur les écrans de projection ou l’utilisation délibérée d’un langage clair contribuent à rendre les contenus plus accessibles. De même, la gestion du temps doit être prise en compte : Les pauses doivent être suffisamment longues pour permettre aux personnes à mobilité réduite ou ayant besoin d’un soutien supplémentaire de participer activement.

La communication sans barrières comme clé

Un autre point central est la communication. Elle ne commence pas seulement avec le premier jour du congrès, mais bien avant, avec l’invitation, le site web ou le processus d’inscription. Ceux-ci doivent être clairement structurés, logiques et facilement utilisables sur différents terminaux. Pendant l’événement également, un langage inclusif et un discours valorisant sont essentiels pour n’exclure personne, que ce soit consciemment ou involontairement.

Il est particulièrement efficace de rechercher le dialogue avec les personnes concernées : De quoi ont-ils besoin ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné, qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ? Ce feedback aide à améliorer constamment son propre congrès et à ne pas considérer l’accessibilité comme un objectif statique, mais comme un processus continu.

Contrôle de l’accessibilité – Orientation pour les organisateurs d’événements

Cette liste de contrôle vous donne une orientation pratique sur l’accessibilité de votre congrès. Elle couvre des domaines clés tels que la planification, la communication, l’infrastructure et la participation.

L’évaluation est basée sur le principe suivant :
Au moins70% des critères doivent être remplis pour pouvoir parler d’une mise en œuvre largement accessible.

Veuillez noter que cette liste de contrôle n’est pas exhaustive et ne remplace pas un audit juridique. Elle constitue un outil utile d’auto-évaluation et de sensibilisation.

Accessibilité et législation : ce que la LFSP signifie pour votre événement

A partir du 28 juin 2025, la loi sur le renforcement de l’accessibilité (BFSG) entrera en vigueur. L’objectif de cette loi est de concevoir des offres numériques – telles que les billetteries – de manière à ce qu’elles soient accessibles à tous. Cela signifie également que lors de la planification de congrès, personne ne doit être exclu en raison de ses limitations.

Qu’est-ce que cela signifie pour les organisateurs ?

Si vous organisez une réunion et que vous utilisez des outils numériques tels que des billetteries, des CMS ou des plateformes d’inscription, ces solutions doivent être accessibles, en particulier pour les personnes souffrant de déficiences visuelles, auditives ou motrices.

Les systèmes utilisés doivent être conformes aux exigences du BFSG et aux directives de la WCAG 2.1 au niveau AA doivent être conformes. L’important n’est pas seulement la mise en œuvre technique, mais aussi le contenu transmis par ces systèmes.

Est-ce que cela s’applique également aux organisateurs basés en Suisse ?

Oui. Les entreprises suisses ou les PCO qui organisent des congrès en Allemagne ou proposent des services numériques (par ex. billetteries, plateformes de réservation) à un public allemand doivent également respecter la LFS. BFSG doivent se conformer à la loi..
La loi s’applique indépendamment du siège de l’entreprise, dès lors qu’un service est proposé au public en Allemagne.

Préparés techniquement – mais les organisateurs restent responsables

Même si les outils modernes intègrent déjà de nombreuses fonctions d’accessibilité, la responsabilité du contenu reste du ressort des organisateurs. Cela signifie que

• Vérifier et adapter tout le contenu que vous fournissez vous-même

• garantir la clarté, la compréhension et l’accessibilité (par exemple, PDF, textes, images)

• Utiliser un contenu structuré et des textes alternatifs lorsque cela est possible

Fournir des informations sur l’accessibilité

La loi oblige également les organisateurs à fournir des informations transparentes sur l’accessibilité de leur offre numérique. Ces informations doivent être clairement accessibles aux utilisateurs et inclure les points suivants :

• Le degré d’accessibilité de l’offre

• Un moyen de contact pour les questions ou l’assistance

• Informations sur l’autorité de surveillance du marché compétente

Conclusion : l’accessibilité fait partie de la culture professionnelle des congrès

En pensant à l’accessibilité dès le début, vous ne créez pas seulement de meilleures conditions pour les participants individuels, mais vous concevez un congrès accessible à tous, accueillant et professionnel. L’accessibilité n’est donc pas une dépense supplémentaire, mais un critère de qualité qui fait la différence. À une époque où la diversité et l’inclusion prennent de plus en plus d’importance, elle est un élément indispensable de toute planification d’événement orientée vers l’avenir.